hospiceday.ru

Мало кто хорошо представляет, сколько времени может занять выполнение поставленной задачи. Вам может казаться, что вы потратите на нее всего час, но на самом деле уходит три или четыре часа. А бывает, вы выполняете задание за пять минут, хотя заложили на него тридцать. Что же нужно делать, чтобы лучше оценивать временные затраты?

Чтобы расчеты были еще точнее, можно рассчитать коэффициенты для разных видов работы. Вообще говоря, я этого не делаю, но если вам кажется, что разным типам задач соответствует свой коэффициент погрешности — возможно, в этом есть смысл. Например, студенту, коэффициент погрешности которого составляет 0,9 для домашней работы и 1,7 для курсовой, возможно, стоит разделить коэффициенты для того, чтобы лучше оценить временные затраты.

Составьте список задач на ближайшее время и запишите (навскидку), сколько времени понадобится, чтобы завершить каждое из заданий. Как только задача выполнена, отметьте, сколько времени она заняла на самом деле. После этого подсчитайте полное время, которое вы потратили и разделите получившиеся число на полное время, которое вы предполагали потратить на выполнение всех задач. Это и есть ваш коэффициент погрешности.

Вот несколько методов, которые позволят точнее оценивать время:

С помощью коэффициента погрешности можно точнее оценить время выполнения группы заданий. Просто умножьте коэффициент погрешности на полное время, которое вы планируете потратить на выполнение всех задач и получите достаточно точную оценку времени.

Например, вы предполагали, что выполните все задачи из списка за двенадцать часов, но на самом деле потратили пятнадцать, значит коэффициент погрешности составляет 15/12=1.25. То есть, вы потратили времени на двадцать пять процентов больше чем планировали.

Для начала лучше всего измерить точность ваших оценок.

Если провести измерения для нескольких отдельных задач, то можно заметить, что коэффициент погрешности может сильно изменяться в зависимости от задачи и колебаться в пределах от от 0.1 до 10. Тем не менее, для группы задач, на выполнение которых понадобиться несколько дней, коэффициент погрешности находится в достаточно узком диапазоне. Замерив коэффициент несколько раз можно выяснить его точное значение.

Теперь я знаю, что должен выбрать столько важных дел, выполнение которых займёт по моим оценкам пять часов и двадцать минут для того, чтобы получить восемь часов фактической работы (5 часов и 20 минут = 8 часов / 1.5). Хотя кажется глупым так поправлять себя каждый день, но этой отлично работает на практике. Лучше поступать именно так, чем заполнять список дел на восемь часов и заставлять себя работать двенадцать часов в день или чувствовать себя подавленным из-за того, что смог выполнить только две трети заданий. Подсознательно я знаю, что пытаюсь совершить невозможное и от этого становится только хуже.

Я продолжаю оптимистично оценивать время, которое понадобится потратить на выполнение отдельно взятой задачи. Знание коэффициента погрешности не сделало мои первоначальные оценки точнее. Прогнозы, которые я делаю навскидку, так же неточны, как и раньше. Тем не менее, когда я умножаю получившееся приблизительное время на коэффициент погрешности, получаются весьма достоверные оценки. Это помогает мне лучше спланировать время.

Если вы руководите командой, то можете рассчитать коэффициент погрешности для каждого из её участников (с его ведома или без). Узнайте, сколько времени каждый участник планирует потратить на выполнение нескольких заданий, замерьте время, которое было фактически потрачено, и рассчитайте коэффициент. Теперь вы можете умножать личный коэффициент члена команды на время, которое он планирует потратить на поставленную задачу. Это поможет организовать более точное расписание командных проектов. Я думаю, вы заметите, что люди обычно ошибаются в своих прогнозах весьма схожим образом.

Лучше составить адекватный список заданий, который я наверняка смогу выполнить до конца дня, чем потом ругать себя за небрежное планирование. Даже если список дел на первый взгляд кажется слишком коротким, я замечательно чувствую себя, когда в конце дня зачёркиваю в нём последнее задание. Иногда этот способ недостаточно точен, но он лучший из всех способов, которые я когда-либо пробовал и он позволяет поддерживать ритм жизни в течение дня без переутомления или недостаточной нагрузки.

Для первоначальной оценки вашего коэффициента погрешности я советую составить список дел на десять-двадцать часов. Коэффициент, рассчитанный при выполнении списка на пару часов, может оказаться недостаточно точным.

Разумеется, было бы неплохо регулярно делать перерасчет коэффициента погрешности, например, раз в три месяца. Также можно обновлять значение, когда меняется суть работы, например, когда начинается новый проект или вы меняете компанию или специальность.

Мой коэффициент погрешности составляет 1.5. Это значит, что каждый раз, когда я приблизительно представляю, сколько времени займет выполнение той или иной задачи, моя оценка слишком оптимистична. Выполнение задачи занимает на 50% больше времени, чем я изначально предполагал. В отдельных случаях мои оценки могут быть ещё менее точными. Тем не менее, когда я закладываю два дня на выполнение ряда задач, то можно биться о заклад, что на самом деле справлюсь с ними за три дня.